Mulai dari tujuan
Mulailah dengan tujuan, jumlah peserta, lokasi, tanggal alternatif, dan kisaran anggaran. Tentukan pengambil keputusan dan kebutuhan aksesibilitas sebelum membandingkan tempat. Susun alur kedatangan, kegiatan, konsumsi, dan kepulangan; siapkan alternatif saat cuaca berubah.
Sebelum menghubungi penyelenggara
Kumpulkan keputusan yang sudah pasti dan pertanyaan yang masih terbuka. Informasi ini memudahkan penyusunan ruang lingkup tanpa menganggap setiap acara memerlukan format yang sama.