Pertemuan di lokasi
Bahas tata ruang, agenda dan kebutuhan peserta untuk sesi tatap muka.
Meeting Perusahaan
Pertemuan bisnis dengan kebutuhan ruang, agenda, dan dukungan teknis yang terarah.
Memulai perencanaan
Pertemuan bisnis dengan kebutuhan ruang, agenda, dan dukungan teknis yang terarah. Diskusikan tujuan, profil peserta, lokasi, tanggal, dan kisaran anggaran sebelum menentukan format.
Hal yang perlu disiapkan
- Tujuan kegiatan dan hasil yang diharapkan.
- Jumlah peserta, aksesibilitas, dan kebutuhan lokasi.
- Kebutuhan teknis, konsumsi, jadwal, dan koordinasi tim.
Ruang lingkup, ketersediaan, mitra, dan ketentuan terkait dikonfirmasi untuk setiap acara.
Untuk siapa?
- Sekretariat, GA dan koordinator pertemuan perusahaan.
Pilihan format
Lingkup layanan
- Kebutuhan ruangan, tata letak dan alur agenda.
- Registrasi, konsumsi serta kebutuhan AV yang akan disepakati.
- Pembagian peran sekretariat dan koordinasi hari pertemuan.
Disepakati terpisah
- Komponen, biaya dan pihak pelaksana hanya termasuk jika tertulis dalam penawaran.
- Ketersediaan tempat, personel, peralatan dan izin terkait perlu dikonfirmasi.
Gambaran perencanaan
Format meeting perusahaan di atas merupakan contoh konsep untuk diskusi. Ini bukan dokumentasi proyek Lentera atau klaim hasil yang sudah dicapai.
Proses perencanaan
- Bagikan tujuan meeting perusahaan, peserta, lokasi dan rencana waktu.
- Bahas format serta batas tanggung jawab untuk setiap kebutuhan.
- Periksa ketersediaan, lalu sepakati lingkup, anggaran dan ketentuan.
- Konfirmasikan persiapan, pelaksanaan dan bentuk pelaporan yang disepakati.
Faktor biaya
Penawaran disusun setelah kebutuhan dan ketersediaan diperiksa.
- Durasi sesi, peserta dan jenis ruangan.
- Perangkat AV, kebutuhan hybrid dan konsumsi.
Pertanyaan umum
Apakah dukungan hybrid selalu termasuk?
Tidak. Sampaikan kebutuhan peserta jarak jauh agar perangkat, konektivitas, operator dan lingkup dukungannya dapat dikonfirmasi.
Apa yang perlu disiapkan untuk membahas meeting perusahaan?
Siapkan tujuan, perkiraan peserta, lokasi, rencana waktu dan gambaran anggaran. Informasi yang belum pasti dapat dibahas dalam konsultasi.
Bagaimana scope dan biaya dikonfirmasi?
Kebutuhan ditinjau terlebih dahulu, kemudian lingkup, pengecualian, biaya dan tanggung jawab disepakati dalam penawaran. Mengirim inquiry belum mengonfirmasi pemesanan.